ELSTER-Zustellung von Mitteilungsschreiben zur W-IdNr: Das ist jetzt wichtig

Um wirtschaftlich Tätige im Besteuerungsverfahren eindeutig zu identifizieren, hat das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) Ende 2024 sukzessiv mit der Vergabe der Wirtschaftsidentifikationsnummer (W-IdNr) begonnen. Die W-IdNr wird einmalig vergeben und bleibt auch bei einem Umzug des Betriebssitzes innerhalb Deutschlands unverändert. Die Information über die vergebene W-IdNr erfolgt ausschließlich elektronisch. Eine postalische Zustellung erfolgt nicht. Für Unternehmen, die einen Steuerberater bevollmächtigt haben, wird das Mitteilungsschreiben zur W-IdNr direkt an diesen zugestellt.

Voraussichtlich ab September 2025 werden in Tranchen von rund 320.000 Schreiben pro Woche die weiteren Mitteilungsschreiben zur W-IdNr über das ELSTER-Postfach des bevollmächtigten Steuerberaters versandt. Die Zustellung der Mitteilungsschreiben erfolgt zwar in Tranchen, dennoch kann die Anzahl der Schreiben je Menge der betroffenen Mandanten sehr unterschiedlich ausfallen. Das heißt, dass bevollmächtigte Steuerberater viele Schreiben auf einmal oder auch nur wenige erhalten können.

1. Was bedeutet das für die Praxis?
Auch wenn die Nutzung des ELSTER-Postfachs längst etabliert ist, bringt die neue Zustellpraxis eine besondere Herausforderung mit sich: Die zu erwartende Anzahl an Mitteilungsschreiben erfordert eine systematische Bearbeitung, Zuordnung und Weitergabe an die Mandanten.

Eine strukturierte Sichtung, Weiterverarbeitung und Archivierung der Schreiben in der eigenen Kanzlei hilft, unnötige Nachfragen zu vermeiden und den Überblick über steuerlich relevante Informationen zu behalten.

2. Unsere Empfehlung:

• Prüfen Sie, wer in der Kanzlei regelmäßig das ELSTER-Postfach kontrolliert und die Schreiben verarbeitet.
• Legen Sie intern fest, wie die W-IdNr beim Mandanten erfasst und dokumentiert werden soll (z. B. in der Stammdatenverwaltung oder im DMS).
• Überlegen Sie, ob und wie Sie Ihre Mandanten über die Vergabe informieren wollen – etwa per E-Mail oder ein Online-Portal. Das Erstellen eines Textbausteins kann bei einer Vielzahl zu informierenden Mandanten ebenfalls hilfreich sein.

Praxis-Tipp: Wer sich für die kostenpflichtige Nutzung der Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) inklusive DIVA Stufe II entscheidet oder dies bereits nutzt, profitiert zusätzlich von der digitalen Bekanntgabe weiterer Verwaltungsakte – z. B. von Bescheiden – über das ELSTER-Postfach. So lassen sich digitale Prozesse in der Kanzlei rund um die Mandantenkommunikation weiter bündeln.

Schreiben der Bundessteuerberaterkammer vom 02. Juni 2025.