Verarbeitung der Mitteilungsschreiben zur W-IdNr – so läuft es reibungslos in der Kanzlei

Mit der Einführung der Wirtschaftsidentifikationsnummer (W-IdNr) wird künftig eine einheitliche Kennziffer zur Identifikation wirtschaftlich tätiger Personen und Organisationen vergeben. Ab voraussichtlich September 2025 startet der gestaffelte Versand der Mitteilungsschreiben –
wöchentlich ca. 320.000 – über das ELSTER-Postfach des bevollmächtigten Steuerberaters. Eine systematische Bearbeitung, Weiterleitung und Archivierung dieser Informationen in der Kanzlei sind empfehlenswert, um Rückfragen zu vermeiden und steuerlich relevante Vorgänge im Blick zu behalten.

Die Zustellung der Mitteilungsschreiben zur W-IdNr über ELSTER ist nur der erste Schritt – entscheidend ist die anschließende Verarbeitung in der Kanzlei. Damit wichtige Informationen nicht untergehen und der Aufwand möglichst gering bleibt, ist eine strukturierte Bearbeitung von Vorteil.

Die Bearbeitung der W-IdNr-Mitteilungen kann dann genauso erfolgen, wie die Bearbeitung eingehender beSt-Nachrichten oder digitaler Bescheide. Letztere können durch die Nutzung der DIVA Stufe II in der Vollmachtsdatenbank (VDB) der BStBK gegenüber der Finanzverwaltung aktiviert werden. Medienbrüche werden so zunehmend vermieden.

1. Mögliche Prozessschritte bezüglich der W-IdNR:

• Sichtung und Klassifizierung der Mitteilung im ELSTER-Postfach.
• Dokumentieren Sie intern, wie ELSTER-Nachrichten klassifiziert und verteilt werden (z. B. durch Weiterleitung, Zuordnung im DMS oder Anmerkung im Posteingangsprotokoll).
• Zuordnung zur Mandantennummer und ggf. Eintrag der W-IdNr in die Stammdatenverwaltung oder das DMS.
• Entscheidung, ob und wie der Mandant informiert werden soll (z. B. mit einem Standardschreiben oder über das Kanzleiportal).
• Dokumentation der Bearbeitung – z. B. durch Ablage im DMS, Vermerk im Kanzleisystem oder Eintrag in ein Posteingangsprotokoll.
• Optional: Prüfung, ob sich aus dem Schreiben weitere Handlungsbedarfe ergeben (z. B. bei Neugründungen oder Umstrukturierungen).

Strukturierte digitalisierte Prozesse sparen Zeit, reduzieren Rückfragen und erleichtern auch die Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Weitere Informationen zur Vergabe der W-IDNr und zur Vollmachtsdatenbank finden Sie auf unserer Themenseite unter: https://www.bstbk.de/de/themen/vollmachtsdatenbank.

Information der Bundessteuerberaterkammer vom Juli 2025