Vollmachtsdatenbank

Aktueller Handlungsbedarf 

Vollmachtsdatenbank: Bestandsvollmachten müssen aktiv bearbeitet werden
Durch die Neuregelung des § 122a AO haben sich die gesetzlichen Vorgaben für die Bekanntgabe von Steuerbescheiden geändert. Die elektronische Bekanntgabe ist jetzt gesetzlicher Regelfall.

Für alle vor dem 29. April 2026 angelegten Vollmachten, in denen keine Einwilligung in die elektronische Bekanntgabe hinterlegt wurde, ist eine aktive Entscheidung zum künftigen Bekanntgabeweg erforderlich. Betroffene Kanzleien sollten daher die noch offenen Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank (VDB) zeitnah bearbeiten, die elektronische oder postalische Bescheidbekanntgabe auswählen und die Vollmachten anschließend erneut an die Finanzverwaltung übermitteln.

Viele Kanzleien haben die notwendige Umstellung bereits vorgenommen. Ein erheblicher Teil der ursprünglich betroffenen Vollmachten wurde damit bereits erfolgreich aktualisiert. Bei ei-nem Teil der Bestandsvollmachten steht die Entscheidung jedoch noch aus.

So gehen Kanzleien vor
Soll die elektronische Bescheidbekanntgabe genutzt werden, muss für die Bekanntgabe-adresse eine E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung durch die Finanzverwaltung hinterlegt sein. Fehlt diese, kann ein Vertretungsberechtigter der Kanzlei die E-Mail-Adresse in der VDB unter „Kanzlei verwalten | Bekanntgabeadresse verwalten“ ergänzen. Dort ist im Bereich Bescheidbekanntgabe die elektronische Form zu aktivieren und die entsprechende E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

Soll die postalische Bescheidbekanntgabe gewählt werden, ist bei der betreffenden Voll-macht im Abschnitt „Bekanntgabevollmacht“ die Art der Bescheidbekanntgabe auf „postalische Bescheidbekanntgabe“ umzustellen. Diese Auswahl wird durch die Finanzverwaltung als Antrag nach § 122a Abs. 2 AO gewertet.
Anschließend ist die erneute Übermittlung der Vollmacht(en) an die Finanzverwaltung erforderlich. Für eine größere Anzahl betroffener Vollmachten kann hierfür auch die in der VDB verfügbare Massenbearbeitung (Mehrfachauswahl) genutzt werden.

Umfassende Informationen und Anleitungen online
Die Bundessteuerberaterkammer stellt in der Online-Dokumentation der Vollmachtsdatenbank umfassende Informationen zur elektronischen Bescheidbekanntgabe (DIVA III), zum Verfah-ren sowie zu den erforderlichen vorbereitenden Maßnahmen zur Verfügung:
https://hilfe.bstbk-vollmachtsdatenbank.de/de-DE/index.html#28916237579.

Dort befinden sich unter anderem Hinweise zum Ablauf der elektronischen Bekanntgabe, zur
Hinterlegung der erforderlichen E-Mail-Adresse, zur Wahl der postalischen Bekanntgabe sowie
zu weiteren Besonderheiten des Verfahrens.

Nicht bis zum Jahresende warten
Betroffene Kanzleien sollten, die noch zu entscheidenden Vollmachten möglichst zeitnah bearbeiten und nicht bis zum Jahresende warten. Durch eine aktive Auswahl stellen sie selbst
sicher, dass der gewünschte Bekanntgabeweg eindeutig festgelegt und an die Finanzverwaltung übermittelt wird.

Bleibt eine Entscheidung aus, kann es im Zuge der gesetzlichen Umstellung erforderlich werden, noch offene Fälle automatisiert umzustellen. Dies sollte möglichst vermieden werden. Ein Bekanntgabeweg, der nicht den tatsächlichen Vorstellungen oder den organisatorischen Abläufen der Kanzlei entspricht, kann insbesondere mit Blick auf die Überwachung der Bescheidbekanntgabe und die Einhaltung von Fristen zu Risiken führen.

Daher gilt: Jetzt Vollmachten prüfen, Bekanntgabeweg aktiv auswählen und erneut übermitteln.

Information der Bundessteuerberaterkammer